Auditoria Condominial

Contratar uma auditoria é um dever!

Para garantir a integridade das contas na administração dos recursos do condomínio, é preciso que a auditoria seja uma ferramenta sempre à mão da equipe administradora. Em prol da transparência nas operações, deve ser realizada por empresa ou contador independente, com experiência e capacidade técnica para tal, opinando e orientando de maneira isenta.

São atitudes como essa que nos possibilitam conquistar a seriedade nos trabalhos realizados ao condomínio. E você, já utiliza a auditoria para melhorar sua gestão?

Auditoria como ferramenta de combate à irregularidades Quem trabalha em condomínios, tanto síndico quanto administradora, sabe quanto dinheiro gira e depende de uma boa administração! E claro, como qualquer administração, é passível de falhas de gestão ou, em alguns casos, má-fé. Cabe a nós enfrentarmos irregularidades desta natureza.

Neste sentido, sugiro que a auditoria não seja utilizada como ferramenta apenas quando detectada alguma irregularidade, mas como prevenção à eventuais falhas ou fraudes. Dividimos as falhas e fraudes na administração em duas categorias: irregularidades causadas por má-fé ou por má gestão.

Má-fé x má gestão Opostos à transparência na prestação de contas, os atos de má-fé e a má gestão são situações que qualquer condomínio está sujeito a experimentar. Elas precisam ser diferenciadas para fins de responsabilização e por seus efeitos distintos.

• A má-fé ocorre quando há a intenção do gestor responsável em levar vantagem sobre as contas do condomínio. Por exemplo: apropriação dos recursos ou pagamentos de despesas particulares.

• A má gestão acontece quando há o desconhecimento ou omissão do gestor sobre determinados atos. Por exemplo: negligência com a renovação de documentos.

Tanto a má-fé quanto a má gestão podem resultar na perda do cargo e levar o síndico ou a administradora à justiça, além de culminarem no ressarcimento dos valores e rescisão de contrato. Melhor evitar, não é?! Para isso, podemos utilizar a auditoria de maneira preventiva ou investigativa. Vejamos quais as diferenças:

Auditoria Preventiva ou Auditoria Investigativa. Qual a melhor opção?

Para todas essas irregularidades que tratamos aqui, podemos distinguir dois tipos de auditorias aplicáveis: a auditoria preventiva e a auditoria investigativa.

• Preventiva: auditoria mais comum e realizada regularmente, auxiliando o gestor e atribuindo transparência aos trabalhos. Neste modelo, os erros contábeis são informados e corrigidos imediatamente, reduzindo custos e aprimorando o processo de gestão.

• Investigativa: recomendada para os casos em que há uma suspeita de ilegalidade na gestão. Essa forma de utilizar a auditoria permite reunir provas de fraudes para futuras providências.

O tipo de processo utilizado dependerá das circunstâncias. Preventiva ou investigativa, a auditoria terá o mesmo papel importante de combate às fraudes e a conquista de um modelo sustentável de gestão. Mas quem opta pela auditoria preventiva ou investigativa?

Quem pode pedir a auditoria?

Como comentei anteriormente, a auditoria é uma ferramenta à disposição do gestor condominial. A princípio, a contratação segue respeitando o orçamento do condomínio. Havendo indícios de grave irregularidade, poderá então ser contratada de maneira emergencial.

Isso não quer dizer que apenas o síndico terá acesso. Caso o condômino suspeite de qualquer irregularidade, pode solicitar esclarecimentos junto ao síndico ou à administradora. Persistindo as dúvidas, poderá buscar uma assessoria jurídica especializada em condomínios para orientá-lo nas melhores decisões, a depender do caso concreto.

A despeito de medidas mais incisivas como essas, podemos também adotar práticas que facilitem a interação dos condôminos, fator que estimula o rigor nos trabalhos de gestão.

Incentivo à participação dos condôminos Estamos falando aqui da intervenção externa que caracteriza a auditoria. No entanto, não é a única medida para os problemas. A solução pode vir de dentro.

O incentivo aos condôminos para que participem da gestão, comparecendo às assembleias e mantendo-se informados das decisões, mostra ser uma boa estratégia.

Atitudes como essas acabam tornando o ambiente mais propício para que todos avaliem as decisões, incentivando um conselho mais ativo, mais vigilante quanto às decisões e resultados, dificultando eventuais condutas equivocadas ou de má-fé.

Gestão transparente Por fim, é importante incentivar a adoção de boas práticas de administração. Veja algumas delas:

• Prestação regular de contas;

• Fácil comunicação entre condôminos e administradores, além da rotina de informar os moradores com informativos nas áreas comuns;

• Transparência na comunicação, com resumos produzidos regularmente informando os trabalhos realizados no condomínio;

• Boa comunicação, não apenas com os condôminos, mas também com o conselho, para que os trabalhos sejam bem executados em conjunto;

• Respeitar as decisões das assembleias.

Podemos concluir, então, que a melhor maneira de conquistarmos a transparência na administração das contas de um condomínio é incentivando a adoção de boas práticas de administração em conjunto com a contratação de uma auditoria isenta.

Você também pode fazer parte da conquista de credibilidade e confiança inspirada por uma gestão competente.

Estas atitudes evitam grandes embates. Como síndico, incentive a participação dos moradores nas decisões, todos sairão vitoriosos.

Conte com um bom respaldo jurídico nessa conquista!

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